印刷前のデザイン〜DTP〜製版工程では、それぞれの担当間でデータのやりとりが日常的に行われますが、それぞれの作業の特性上、次の工程で不具合が生じる場合があります。

土山印刷では、2006年の新社屋移転時に「デザイン」「制作」「製版」のデジタルデータを扱う3つの部署が同じフロアになったことを機に、部署の枠を超えた全員ミーティングをもち、問題点や課題を解決していく取り組みを始めました。

たとえば、今までは製版時に使用したデータを最終データとして1つしか保管をしていなかったため、製版データがアウトライン化されていた場合、再版時の内容修正に時間がかかり、作業効率が悪くなっていました。

製版担当者にとってアウトラインデータを使用する方が文字化けなどが起こるリスクがなくなるので良いのですが、各部署のリスクと作業効率を考えて出した結論が「アウトラインを掛けたデータ」と「使用フォントを添付し、アウトラインを掛けないデータ」の2つをデータアップし、製版時にどちらを使用したとしても、両方とも最終データとして残すということにしました。

また、データのやりとりをMOで行うと、場合によってはMOが開かないなどの危険性がありましたが、これを共有サーバー上で行うことで安全にデータを使用でき、円滑に作業がすすめられるようになりました。

以前はそれぞれの部署内で独自のルールをもっており、全体の流れで捉える「ワークフロー」の視点が欠けていましたが、今年1月に行った第1回目のミーティングでは事前アンケートで多くの意見が集まり、素早い対応で上記のような改善が実現しました。

このミーティングをスタートしたことをきっかけにオペレーター同士が専門的な情報などを交換するミーティングを自主的にはじめるなど、さまざまな面でコミュニケーションが活発になり、業務の効率化だけでなく職場全体の活性化にもつながっています。

今後は全員ミーティングを定期化し、外注先の協力業者様にもこの輪を広げていきたいと思います。