公開日: 2021年6月10日 - 最終更新日:2021年6月17日

伝票や帳票、各種書類の置き場がない……そんな総務のお悩みを解決する方法とは?

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「管理すべき帳票や書類が多すぎる」「大量の書類の置き場所に困っている」「名刺の更新・印刷が追いつかない」……皆さんの職場にはそんな悩みがありませんか?

特に総務部門は大量の書類と大量の名刺の過不足を管理するのに忙殺されがちなもの。

そんな皆さんの悩みを解決するためのヒントを紹介します。

 

書類があふれる理由

まずはどのような書類があふれやすいのか、またどうして書類があふれるのかを種類別で説明していきます。

帳票

帳票類はもっともあふれやすい書類の一つです。各種伝票や申請書類を印刷し、また保管することは日常業務ですが、処分するとなるともっと大変です。いつ捨てるべきかわからない帳票類が大量にファイリングされ、段ボールにしまわれて、事務所の一角を埋め尽くすのはよくある光景です。

さらに、繁忙期などは大量の帳票類が必要になるため、印刷だけでも一苦労することになり、逆に事前準備として大量印刷すると余る、ということもしばしば起こります。

会社案内

会社案内もあふれやすいものの一つです。定期的に更新できないままの、情報が古くなった会社案内が詰まった箱があったりはしませんか? 古いままの会社案内はお客様に渡すわけにもいかず、かといって更新するのは手間がかかって、結局有効活用できないまま放置してしまいがちなもの。

在庫を使い切ってしまおう! と考えて、無理やり古いままの会社案内を使うのは、それはそれで弊害があるものです。詳しくはこちらの記事を参考にどうぞ。

内容が古い会社案内はキケン?!会社案内デザインのコツ

挨拶状・ダイレクトメール

定期的に取引相手や得意先に送っている挨拶状やダイレクトメールは、処分に困りがちなもの。特に相手に届かず返送されてきた、いわゆる不着ダイレクトメールは、個人情報であるため簡単に捨てるわけにもいかず、また住所録などの漏れがないかをチェックするため前回のダイレクトメールや挨拶状を残しておくうちに、いつの間にか挨拶状やDMの余りで山ができていたりするものです。

 

反対に、不足しやすい名刺

その一方で、名刺はよく足りなくなることがあります。特に繁忙期などはお客様に渡す名刺が足りなくなり、急遽印刷することになることはあるでしょう。

また、人事異動がある時期などは、名刺の内容を改訂する必要があり、古い名刺を新しいものに入れ替える作業に手間を取られます。

もちろん「繁忙期・人事異動の時期だから名刺が足りないのは普通」というのも事実です。

けれども、「足りなくなりやすい名刺」には特徴があったりします。どんな特徴なのでしょうか。

情報が多すぎる

「名前、役職、会社の住所、電話番号、メールアドレス」だけが書かれていた時代はもう今や昔。それだけでなく、「公式WEBサイトURL、Twitterアカウント、Facebookアドレス、Instagramのページ、オンラインチャットのアカウント名、etc……」と、大量の情報を名刺に記載することだってあります。

大量の情報を記載した名刺は、情報管理だけでも大変なため、かなり負担がかかりやすくなります。

細かい改訂が多い

特に情報量が多い名刺は、改訂が行われるたびに大量の更新作業が必要になります。名刺の情報が間違っているとまずいため、ダブルチェックなどを行っているとさらに時間がかかってしまいます。

他にも、WEBサイトのURLなどを名刺に刷りこんでいる場合、ページURL変更の際にも名刺の改訂やリンク切れが起こっていないかチェックを行う必要ができるため、作業量が増えます

パターンが多い

パーソナライズ広告と同じく、渡す名刺をパーソナライズすることだって今はあります。特に情報量が増えないようにするために、お客様ごとにある程度名刺の内容を変えている営業担当者もいます。

これは効果的な販促の手段ですが、名刺情報の修正や改訂の時にはやはり手間がかかりがちです。

 

総務の問題への解決策

さて、では皆さんの抱えている問題を解決するためには、どのような手段をとればいいのでしょうか?

帳票・名刺の定期お届けを依頼する

帳票や名刺を月に1回程度定期的に管理・印刷し、不要分を回収するサービスを行っている印刷会社もあります。

そうした印刷会社に依頼することで、自社で必要な分だけ帳票や名刺を出力依頼し、また不要になった分は回収してもらえます。名刺や帳票の在庫を抱える必要がないため、総務部門などの管理の手間が省けます。

ただし、個人情報や重要情報の管理を責任をもって行ってくれる会社でなければ、依頼にはリスクが伴います。そのため、Pマーク取得済みの企業や、自社にフルフィルメントセンターを保有する企業に依頼するのがよいでしょう。

挨拶状・ダイレクトメールの管理を代行してもらう

挨拶状やダイレクトメールのデザインから、送付先のブラッシュアップ、印刷、送付そのものの代行まで、すべてを任せられる印刷会社も存在します。

挨拶状の制作やダイレクトメールの制作・管理を外注することで、見た目を洗練させられるだけでなく、管理に伴う負担を大きく軽減できます。

ただし、帳票や名刺と同じく、個人情報や重要情報の管理を責任をもって行ってくれる会社でなければ、依頼にはリスクが伴います。そのため、やはりこれも、Pマーク取得済みの企業や、自社にフルフィルメントセンターを保有する企業に依頼するのがよいでしょう。

会社案内の改訂・電子化

会社案内を定期改訂したり、いちからリニューアルするのには負担がかかります。

一方で、きちんとした会社案内は、会社の履歴書のようにお客様に信頼を与える効果があります。そこで、印刷会社に改訂や更新を依頼するのはよい手段です。

オンデマンド印刷を利用すれば、少部数からでも制作を依頼できますし、一部の印刷会社は版下からオンラインコンテンツも制作します。

そういった印刷会社に依頼を行えば、かなり会社案内にかかわる負担は軽減できます。

スマート名刺

名刺の改訂が大変なのであれば、軽減のためスマート名刺を利用してみてはいかがでしょう。

スマート名刺とは、特殊な二次元コードを印刷した名刺です。この二次元コードにアクセスすれば、WEBサイト、動画、SNSアカウント、商品のデジタルカタログなどを自由に掲載できる特殊なハブページへとリンクします。

さらに、リンク先は後から自由に差し替えることができます。もうリンク切れや、二次元コードが古くなることを恐れる必要はありません。

既存の名刺に二次元コードを刷り込むだけで利用可能であり、改訂の手間を最小化しつつ、簡単にWEB連携が可能です。

 

土山印刷なら

簡単な解説でしたが、書類があふれたり、名刺が足りなくなる理由と、その解決策について参考になったでしょうか?

土山印刷はPマークを取得済み、本社にフルフィルメントセンターを保有する企業であり、年間数千件の個人情報や株式総会向けの印刷資料など、各種の重要情報を管理しております。

そうした情報管理能力と印刷技術の双方を活かし、挨拶状やダイレクトメールのデザイン・制作から発送・効果測定までを代行しております。

ポスティングサービスや、カタログ・会社案内の制作や電子化も得意としており、販売促進だけでなく会社の内のお悩み事も解決実績があります。

ぜひとも、会社の内外で困ったことがありましたら、土山印刷にご連絡ください!

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土山印刷株式会社は京都府に本社を構える印刷会社です。
土山印刷では紙の販促物を使って営業力を強化したいお客様のお手伝い・サポートを行っております。

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