土山印刷 公式
皆さん、自社の労働生産性を上げるのに困っていませんか？
労働基準法の改正によって規制が厳しくなり、残業や過重労働が厳しく取り締まられるようになった現在。限りある労働時間を、営業資料や企画提案書、決算説明会や株主総会用資料といった大量の資料を作るのに使っていると、どうしても労働生産性を上げるのは難しくなります。
そういったニーズに合わせて現れたBPOサービスが資料・企画書の作成代行業です。とはいえ、資料作成代行を利用したことがない方からすれば、依頼するにはどうすればいいのか、どんな基準で業者を選べばいいのかがわかりませんよね。
この記事では、資料作成代行業者を利用する時のメリットやデメリット、業者選びのポイントについてお伝えしていきます。
資料（企画書）作成代行サービスとは
資料作成代行サービスとは、営業活動から社内用のプレゼンまで、会社内で必要な様々な資料を代理で制作するサービスです。
依頼できる資料の例はこのようなものです。
- 営業資料
- 企画・提案書
- 決算説明会資料・IR情報資料
- 株主総会資料
- 会社説明会資料
- 社内用ポスター・表彰状
- 社内報
単純にExcelやPowerPointなどを使った資料を制作するにとどまらず、業者によっては製本や印刷まで行ってくれたり、企画のアイデアラッシュや、データ計測のサポートなども代行してくれることがあります。
資料・企画書作成を外注するメリット
「資料作成は社内でやるもの。外注なんてとんでもない」と思われる方もいるでしょう。けれども、資料作成代行を上手く使えば、このようなメリットがあります。
コア業務に集中できて生産性向上
資料作成にあてていた時間をコア業務に集中させることで、労働生産性を向上できます。
東レ株式会社の2012年の研究によれば、一般的な会社員は、毎月の労働時間のうち26.9%を資料作成に費やしているそうです。2021年現在からすると、10年近く前の古い研究ではあります。が、しかし、特に製造業では働き方がここ10年でそこまで大きく変わっていないため、十分にこの数値が参考になるでしょう。
おおよそ総労働時間の1/4強の時間、会社員は資料を作っています。残業は一切なく、毎日8時間きっちり働いて定時に帰ることができ、完全週休二日制を取っている超ホワイト企業でも、1ヶ月の労働日数が22日として、44時間、5.5営業日分も時間を資料作りに使っています。現実にはもう少し残業や休日出勤もあるでしょうから、実際はこの時間はもう少し増えるでしょう。これだけの営業時間があれば、顧客リサーチや商談、アポイントなど、ダイレクトに売り上げにつながるコア業務をもっと多くこなせるでしょう。
資料のクオリティが上がる
パワーポイントでプレゼン資料などを作るのに苦労して、できあがった資料はといえばどことなくダサさが漂う、というのはよくあることだと思います。社内資料ならそこまで力を入れる必要はありませんが、顧客向けの資料の見栄えが悪いのはいただけません。
インターネットの発達でWEBサイトなどから企業の営業資料を簡単にダウンロードできるようになった現在、複数企業の営業資料を取り寄せて比較検討するというのはごく当たり前に行われることです。よそに比べて明らかにみすぼらしい資料を作っていた場合、たとえ製品の質がよくても、購入検討の選択肢に入れてもらえないということはままあります。
かといって、社員にデザインの技法を学ばせるというのは大変です。そこで、資料のデザインに慣れている代行業者に依頼して、見栄えのいい営業資料を作らせるのはよい選択肢です。
ミス・二度手間が少なくなる
あなたの会社では、顧客資料を作るときに何人の人間がチェックしているでしょうか？ 資料を作る営業担当者と、その上司の2人、というのが多いのではないでしょうか。
本来顧客資料というものは、外部の人間が見るものです。にもかかわらず、社内だけのチェックで終わらせてしまうと、意外な部分が顧客に伝わりづらいことや、あるいはどこかに気づかなかった情報の漏れがあったことが後から判明してしまうことも。
また、社内の情報共有が上手くいっていない場合、異なった部署同士で同じ内容の資料を作ったり、使いまわせる内容を一から作ってしまうなどの無駄な手間が起こることも。
同じ外注業者に資料作りを頼めば、外部からの視点で資料を確認できるため、より伝わりやすい資料が作れ、抜け漏れなどがなくなります。さらに、資料で使っている用語の一元化や、資料の基幹部分の統一などが行え、将来的な業務削減にもつながります。
資料・企画書作成を外注するデメリット
もちろん、資料や企画書作成にはメリットだけでなく、デメリットもあります。
完全に任せきりにできるわけではない
業者に外注する以上、資料の仕上がりイメージなどはきちんと作って伝える必要があります。そうしなければイメージと違ったものが生まれ、リテイクすることになり、かえって時間やコストがかかります。
外部の業者に作らせる以上、ふんわりしたイメージでいい加減な依頼をするよりは、きちんと作るべきものを固めておき、そのうえで具体的な指示を出さなければなりません。
自分だけで資料を作るよりは時間が必要になりますし、準備の手間もかかるため、すべてを任せきりにできるわけではありません。
頼んだ内容しか対応してくれない
基本的に、あくまでも顧客がやってほしいと伝えたことしか代行業者は行いません。顧客がきちんと「こうしてほしい」と伝えたことに対して、いくら良かれと思っていたとしても勝手に付け加えをするわけにはいきません。もちろん、「こうしたほうがいいと思いますよ」という意見を出すことはしますが、最終的に顧客が依頼したこと以外はやりはしません。
したがって、具体的な指示をきちんと出さなければ、物足りない資料ができることもあります。きちんと必要な内容を指示に盛り込んでおき、業者には伝えましょう。
情報漏洩のリスクがある
いい加減な業者の場合、顧客から得た個人情報や、漏洩すれば大きな問題になるインサイダー情報などを通常の企画書などと同じように管理し、結果情報漏洩をまねく恐れがあります。
その業者のプライバシーポリシーが適切なものかどうか、またPマークなどの情報管理についての基準を満たしているかどうかを確認したうえで資料作成代行業者を選びましょう。
資料・企画書作成業者を選ぶポイント
では、資料・企画書作成代行業者を選ぶ時には、どのような点に気を付ければいいのでしょうか。
対応力が高いか
資料・企画書作成のスキルとして、全体構成、デザイン、校正・検閲力が必要なのはまず基本です。が、それだけではなく、顧客のオーダーに対してどれくらい幅広い対応ができるかどうかもまた、業者選びの時には意識しておいた方がいいでしょう。
例えば、「今後資料を作るときに活用できるテンプレートを制作してほしい」や、「作った資料のブラッシュアップだけをお願いしたい」といった要望があるときに、応えてくれる相手かどうかでその業者への依頼しやすさは変わってきます。
印刷・製本やWEBサイト制作を含めたサービスを提供しているか
パワーポイントを作って、それで資料作成が終わるわけではありません。小冊子にして客先に配布したり、社外報に使うなど、別の形で資料を利用することはよくありますよね。パンフレット・カタログ・会社案内などに、過去の営業資料やIR資料の文章を使いまわすこともあるでしょう。
そのようなことを見越して、印刷や製本まで対応してくれるサービスを選んでみてはいかがでしょうか。社外向けの商品資料やIR情報資料などをパンフレット・カタログの形で制作してくれる、印刷・製本やWEBサイト制作サービスなども請け負っている資料作成代行業者なら、後々資料を別の用途で使う場合でも融通が利きます。
適切な情報管理をしているか
作成代行業者に個人情報などの漏洩できないデータを渡さなければならない場合、その業者がきちんと情報を管理できるかはとても重要です。
プライバシーポリシーがきちんと定められているかどうか、機密保持契約が結べるかどうかはもちろんのこと、Pマーク認定済の代行業者を選ぶことで、そういった情報も安心して渡せるでしょう。
資料・企画書作成代行の流れ
業者を選び終わったなら、資料・企画書作成を依頼しましょう。
どのような業者を選ぶかによって依頼の流れは変わりますが、一例として一般的な資料・企画書作成代行業者との契約の流れを書きます。参考にしてみてください。
情報開示と見積
まず、作成してほしい営業資料の内容を業者に伝えましょう。何ページくらいの資料なのか、どのようなイメージで作ってほしいのか、レイアウトはどのようなものなのか、といった相手が見積を出せるような情報をできるだけ具体的に伝えましょう。
資料の目的をきちんと伝えることも大切です。例えば、同じ「顧客向けの商品資料」という位置づけでも、それが新規の顧客に向けた資料で認知拡大が目的なのか、それとも既存顧客向けで購入・成約までをサポートする資料なのかによって資料の内容も変わってきます。
「資料のターゲット（新規顧客、既存顧客、株主など）」「資料の目的（認知拡大、商品購入・成約、ブランディングなど）」「資料の使用場面（印刷して配布、WEBサイトに掲載、最終的にカタログ化予定など）」の3点は、少なくとも明確に決めておきましょう。
また、個人情報やIR情報などを取り扱う場合、機密保持契約が結べるかどうかも確認しておきましょう。
そのうえで見積を見て、かかるコストが社内で資料を作る場合と比べて得かどうかを確認した上で、契約を検討しましょう。
契約・発注
契約が決まったなら、発注に必要な契約を結びます。機密保持契約、個人情報の取り扱いに関する契約なども同時に結ぶことで、外部に顧客の情報やIR情報を安心して委託できます。
資料作成・確認
伝えた内容に合わせて業者が資料を作ります。内容を確認し、適宜修正依頼を送りましょう。必要に応じて業者側が資料や指示についての質問を尋ねてくることもありますが、そういった質問にはできるだけ具体的な回答をすることで、よりよい資料を作れ、修正回数を減らせます。
納品
最終チェックが終わった後で資料が完成します。データだけが納品される場合もありますし、印刷・製本されたものが同時に納品される場合もあります。
検収・支払い
一般的には完成資料の検収後に支払いを行います。業者によっては前払いの場合もあります。
資料・企画書作成業者として印刷会社、デザイン制作会社を検討するべき理由
資料・企画書作成業者の多くは、それだけを専門としているわけではありません。例えば人材派遣業や営業代行業、デザイン業や印刷業などを同時に行っていることが多いでしょう。
その中でも特に、印刷会社やデザイン会社を資料・企画書作成業者として選んだ方がよかったりします。その理由を説明します。
よりきめ細やかなチェックができる
印刷会社やデザイン会社は、校正や校閲を日常的に行っています。伝わりやすい、綺麗なデザインが作れるだけでなく、顧客の持ち込んだ原稿が正しいかを日常的にチェックしています。
「句読点が行頭に来ていないか」といった日本語の禁則処理や、誤字・脱字を確認するのにとどまらず、全体のトーン&マナーを整えたり、用語の統一を行ったり、フォントや色合いが見やすく伝わりやすいものになっているかどうかを確認したりすることを、印刷・デザイン会社は日常的に行っています。そのため、印刷会社やデザイン会社に資料作成代行を依頼すれば、修正依頼を部分部分で直すだけでなく、資料全体を意識するような、痒い所に手が届くチェックができるという利点があります。
印刷・製本までフルオーダーできる
データの納品後、資料を自分で印刷するのは結構大変ではないでしょうか。特に顧客向け資料であれば、仕上がりなどがどうしても気になるところ。
デザイン会社や印刷会社であれば、印刷・製本までを頼むことができ、仕上がりもプロ仕様の綺麗なものになるため、そのまま顧客に渡しても読みやすく、パンフレットなどとしても利用できます。
納品方法も、自社にフルフィルメントセンターを持つ印刷会社なら、1地点に限らず複数地点への納品や、顧客それぞれへの戸別配送まで対応できます。
異なった媒体への展開を一括で頼める
デザイン会社や印刷会社に資料作成代行を頼めば、印刷しやすい資料が作れるだけにとどまりません。提案資料の内容をカタログやダイレクトメール、あるいはWEBサイト、デジタルカタログ、オフライン/オンライン展示会などに再利用できます。
そのため、将来的、あるいは同時進行で提案資料を別媒体でも利用したいなら、印刷会社やデザイン会社に依頼するのがよいでしょう。
資料・企画書作成代行も土山印刷へ
土山印刷は資料・企画書作成をBPOサービス・印刷サービスの一環として代行しております。
単に資料を作るだけでなく、マーケティング戦略上その資料はターゲットに対して効果的に働くものか、ターゲットに伝わりやすく使いやすいデザインになっているかどうかまで確認し、校正・校閲・印刷・配送を行います。
単に資料や企画書を作るにとどまらない、フルサービスを求めているなら、ぜひとも土山印刷にご相談ください！
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