公開日: 2022年3月4日 - 最終更新日:2022年3月23日

初めての展示会出展!失敗しないために押さえておくべきポイントとは?

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BtoB企業、特に製造業の方が参加することになる展示会。新しい顧客との接点や、貴重な商談の機会を獲得できるかもしれない展示会ですが、初めて展示会に参加する場合、どんな準備をすればいいのか分からず困ってしまうことがありますよね。

そんな初めて展示会に出展する方に向けて、展示会出展で押さえておくべきポイントを紹介します!

目次

出展の目的とターゲットにあった展示会を選び、成果目標を明確にする

展示会の出展はそれなりにお金がかかるため、きちんとした評価指標があってこそ成功に導けます。目的とターゲットを整理して、結果を数値化できるようにしておきましょう。目的や成果目標が決まれば、それらに加えて規模や場所、予算などを条件に適切な展示会が決まるはずです。

目的を決める

展示会出展の目的には、大枠として、

「①顧客の認知度向上」「②商談機会の獲得」「③既存顧客との関係濃厚化」の3つのパターンがあります。

「出展をして、自社や製品のことを認知してほしい」のであれば①、

「お客様に働きかけて、商品を買わせたい」なら②、

「既存のお客様と良いコミュニケーションがとりたい」なら③、

が目的となるでしょう。

3つの目的のうち、どれが今回の展示会でやりたいことなのかを考えたうえで、参加する展示会を選びましょう。

ブースのキービジュアルも、目的によって変わってくるはずです。

例えば、既存顧客との関係濃厚化が目的なら、企業ロゴや定番商品などを目立たせるのがいいでしょう。

認知が目的なら、キャッチコピーやブースのデザインに工夫が必要になってきます。

ターゲットを決める

目的が決まったなら、次はターゲットを決めることになります。

例えば、商談機会を獲得したいのであれば、主に購買や意思決定を担当するであろう方に向けたブース内容になるでしょう。

認知を求めるのであれば、自社や製品についての知識がない方に向けた説明を行うブース内容になるでしょう。

成果目標を数値化する

目的とターゲットが決まれば、数値化できる成果目標ができるはずです。

例えば、認知度向上が目的ならば「新規顧客の名刺獲得件数」が成果目標となりますし、商談機会獲得が目的ならば「有効商談数」や「見積もり獲得数」が成果目標となります。

既存顧客との関係濃厚化が目的ならば「既存顧客との接点獲得件数」が成果目標となります。

 

ブースの大きさ(小間数)と場所をしっかりと考える

展示会ブースの場所と大きさは、展示会出展の成功・失敗を分ける要素です。

ブースが小さく、人の流れから外れた場所にあれば、当然ブースに立ち寄る人は減ります。

入り口の目の前に大きなブースを設営できれば、想定以上の大盛況を得られるかもしれません。

ブースの位置や大きさについては、くじで決まる場合、出展者自身が決める場合、主催団体側が決める場合があります。

基本的には支払った金額に合わせてブースの大きさや場所はよりよいものになっていくため、予算と展示会の成果目標とを天秤にかけ、釣り合いの取れるブースを選びましょう。また、早い者勝ちでブースの位置は決まることが多いため、ぎりぎりの申し込みではあまり良い場所が残っていないこともあります。申し込む場合は早めに意思決定するのを忘れないようにしましょう。

ブースの大きさの決め方

ブースの大きさに関しては、多少狭い小間数でも集客という点では問題がありません。

しかし、ブースが小さすぎると展示を置く場所や商談場所に困ることがあります。また、小さいブースに大量のスタッフがいたりすると、入りづらい印象を与えてしまいます。

展示や商談、スタッフ人数にちょうどいい広さを考えて、ブースの大きさを選びましょう。

ブース位置の決め方

ブースの位置を決められるのであれば、「広い通路に面している」「多方向から見える」「入り口・出口に近い」「近くに大手企業のブースがある」という4ポイントに沿って決めましょう。

いずれも人の流れを呼び込みやすく、集客が簡単な場所です。

とはいえ、ブース位置を自分で決められる場合でも、人気の高い位置はすぐに埋まってしまうか、価格設定が高めになっていることがほとんどです。

場合によってはリアル展示会ではなくオンライン開催も

現在の展示会には、リアル展示会とオンライン展示会の両方が同時開催される「ハイブリッド型」と呼ばれるものが増えています。

弊社では、リアル展示会とオンライン展示会両方の出展・運営サポートをさせていただきますので、良ければサービス紹介ページをご覧ください。

オンライン・バーチャル展示会

商品やサービスの実物を見てもらわなくても問題ない場合、オンラインでの参加の方がコスト・パフォーマンスに優れているかもしれません。

しかし、オンライン展示会とリアル展示会には大きな差があるため、慎重に判断する必要があります。

オンライン展示会について、詳しくはこちらの記事をお読みください。

オンライン(バーチャル)展示会とは? 最小限の費用で取り組める仕組み

 

展示会ブースの装飾・施工業者を選ぶ

展示会ブースそのものは主催者側から借りることができますが、基本的には必要最低限の装飾しか用意されていません。

より多くの人をブースに呼び込みたいのであれば、施工業者に依頼してブースを作ってもらうのがよいでしょう。

展示会ブースの施工業者は、おおよそ以下の3種類に分類できます。

1.施工専門会社

展示会ブースの施工を専門としている会社です。専門会社であるために、当然ながらもっとも低コスト、かつ短納期でも依頼ができるのが強みです。ほとんどの場合、施工専門業者は自社でブースデザインのパッケージを用意していることが多く、その中から選ぶだけで後はお任せしておけばブースを完成させてくれます。

また、予算によってはナレーターやコンパニオンの用意、呼び込みのサポート、音響機器などの準備まで行ってくれるという点でも便利です。

ただし、あくまでも展示会専門の会社であるため、展示会の際に配布する会社案内やカタログ、パンフレット、チラシといった準備物は別途準備する必要があります。

2.デザイン会社

グラフィックデザインや空間デザインを専門とする会社です。ビジュアル面で強い印象を与えたい場合はやはりプロのデザイナーが所属する企業に頼むのが一番です。

ただし、会社によってブースのデザインができるかどうかは違います。展示会開催の実績がないデザイン会社の場合は、設営や建築の際に問題がないかどうかを発注側がきちんとチェックする必要があります。

3.印刷会社・企画会社

印刷会社や企画会社など、企画段階から展示会について考えてくれる会社です。展示会用のブース制作にとどまらず、展示に必要なパンフレット・カタログ・会社案内チラシ動画など、販促に必要なもの全般を用意してくれるのが特徴です。

展示会はあくまでも顧客の認知度向上や商談機会の獲得といった目的のために行うものであり、後々の販促施策につなげるものです。そのため、企画段階から将来的な販促施策まで、ワンストップサービスを行ってくれる印刷会社や企画会社に頼むことで、一貫して効果的な販売促進が行えます。

BPOサービス

ブースの装飾を考える

ブース装飾を依頼する業者が決定したら、次はブース装飾についてより詳しく決めていきましょう。一般論として、ブースの装飾で気を付けるべきポイントについて説明します。

来場者の導線について考える

来場者がブースのどの位置から入ってきて、どのような順に商品を見て、どこから出ていくかを考えて商品を並べましょう。

重要な情報は入り口に配置することで手に取ってもらいやすくなりますし、連絡先やパンフレット、ノベルティは出口に配置することによって手に取ってもらいやすくなります。逆に、出入口を同じにするのはやめておくのが無難でしょう。

例えば、下の図ように出入口が1つで、商談スペースが近くにあると考えてみましょう。商談を終えて出てくる人と、パネルを見て入ってくる人の導線がぶつかります。こうなると出入口が渋滞し、入りづらいブースができてしまいます。

下の図のように出入口を2つにして、入口側にパネルや商品を置き、出口側に商談スペースを置けば、ブースに入ってきたお客様が自然に一周し、商談スペースに到達することになります。

来場者にストレスなく見ていただくためには、展示ブースの導線設計がとても重要なのです。

来場者に情報が伝わりやすくする

来場者がぱっとブースを見たときに、どのような商品を扱っているのか、どんな企業なのかが分かるようにしましょう。

例えば、企業のロゴや商品名などの重要情報は、来場者の視線の位置より少し上に、大きく目立たせることでブースに来場しやすくなります。

商品やサービスの配置を考える

ブースに直接入らなくても、商品を見たり、パンフレットなどを手に取れるように配置を行いましょう。また、カタログのようないわゆる”冊子もの”はサイズ感も気にすべきです。

展示会の中を移動する来場者は、大量の資料を受け取ります。そのため、分厚いカタログなどを渡しては来場者の荷物になり、読まれないことがあります。

手に取りやすいカタログとして、サービスごとに情報を抜粋したショートフォームカタログを用意するのがいいでしょう。詳しくはブースの準備物の項目で説明します。

 

ブース展示に必要なものを準備する

展示会ブースの施工業者を選んだあとは、ブース展示に必要なものを準備しましょう。

 

主な準備物(一例)

展示会の準備に必要なのは以下のようなものです。

チラシ・パンフレット

チラシとパンフレットは展示会ではもっとも手に取られやすく、その分来場者は大量のチラシとパンフレットを持ち帰ることになります。

後々まで商品に印象を残してもらったり、あるいは商談につなげたりするためには、チラシやパンフレットが見やすく伝わりやすいものである必要があります。

展示会のチラシやパンフレットを作る際には、分かりやすく具体的な内容にしましょう。

来場者が持ち帰った後に上司や決済者に自分でプレゼンできるようなものであれば、商談などにつなげやすくなるでしょう。

また、チラシやパンフレットは持ち運びやすい小さなサイズにすることをお勧めします。

A5サイズやA4の3つ折りといった大きさなら、それだけかさばりませんし、持ち帰ってもらいやすくなります。

小さいサイズに情報が入りきらないなら、二次元コード等を使ってウェブページで補足説明を行うのがいいでしょう。

カタログ(ショートフォーム)

ショートフォームとは、掲載する商品の内容を必要なものだけに絞り込んだ、短いバージョンのカタログを指す言葉です。

カタログは自社の商品を網羅したフルバージョンではなく、展示会に持っていく商品だけに内容を絞ったショートフォームバージョンを持っていくことが理想です。

なぜなら、重くかさばるカタログを遠方まで持ち帰ってもらうことがそもそもハードルになるからです。くわえて、展示会に来る人は飾られている商品に興味を持つのであって、自社商品のすべてに興味を持っているわけではないのも理由です。

ショートフォームカタログであればかさばることもありませんし、必要な情報だけを参照できるため、来場者にとっても使いやすいものになります。

総合カタログ制作

会社案内

展示会は自社の会社案内を、普段以上に手に取ってもらいやすい場です。

展示会ブースに置く会社案内は、展示会用の会社案内を制作することをお勧めします。ブース装飾にカラーを合わせたり、会社のサービスを端的に紹介する内容にすれば、それだけ長期的にお客様の印象に残りやすくなります。

来場者は主に将来取引をするかもしれないお客様なので、よりビジネスに特化した内容の会社案内を用意しましょう。

また、手に取ってもらいやすいということは、逆に言えば会社案内の内容が古いままだった場合、非常に会社の印象が悪くなってしまう可能性があります。

会社案内が古い場合のデメリットについてはこちらの記事を参考にしてください。

内容が古い会社案内はキケン?!会社案内デザインのコツ

商品紹介動画

展示している商品を紹介する動画があれば、それを展示ブースで流すことをお勧めします。

およそ30秒程度の短い動画が望ましいでしょう(それ以上に長いと、終わる前に立ち去ってしまう来場者が多いため)。また、字幕が大きめに入ったほうが、展示会ブースの雑踏であっても内容が伝わりやすくなります。

ブースの外から見えるような位置で動画を再生することで、お客様が足を止めてくれることが増えます。

対応できるスタッフに限りがある場合でも、動画を流すことでお客様がブースにとどまってくれることが増え、それだけ声をかける機会も増します。

とはいえ、来場者がさっと流し見をするのを前提として、動画を制作するのがいいでしょう。動画について詳しくはこちらの記事も参考にどうぞ。

動画プロモーションとは?動画の作り方や拡散方法を紹介

パネル

パネルをブース入り口の近くに遠くから見えるように設置し、来場者を呼び込みましょう。

来場展示会でよく使われるパネルはA1(594x841mm)やA0(841x1189mm)などのサイズで、素材はスチレンボードです。

パネルの内容は遠くから見えるようにしましょう。あくまでも離れた場所からブースに人を呼び込むもののため、30m先からでも内容を把握できるような物が望ましいです。

パネルの制作についてはこちらの記事も参考にどうぞ

ワイドUVインクジェット印刷

ノベルティグッズ

ちょっとしたノベルティグッズを渡すことで、来場者の印象に残りやすくなります。

お勧めのノベルティとしては以下のようなものがあります。

  • 紙袋・布袋・封筒など……大量の紙類を持ち帰る以上、整理用の袋があると喜ばれます。
  • ファイル……パンフレットやチラシなどを整理できます。
  • ボールペン……商談の際にすぐに役立ちます。
  • メモ帳……商談の際にすぐに役立ちます。
  • 卓上カレンダー……スケジュール調整などにすぐに役立ちます。
  • フォトスタンド……後々飾ってもらうことで、長期的に印象に残ります。

 

出展の告知と集客をしっかりと行う

準備に平行して、出展告知と集客を行いましょう。展示会にはたくさんのお客様が来場するのはもちろんですが、そのほとんどが自社のことを知らない状態です。展示会の出展情報を広めることで、既存顧客・休眠顧客だけでなく、自社が出展する商品についてなんとなく興味を持った来場者の方を取り込める可能性も上がります。

告知の方法には以下のようなものがあります。

自社のWebサイト

自社のWebサイトや、もしあるならば自社ブログなどのオウンドメディアでの告知を行いましょう。一番良いのは、別途展示会出展を告知するランディングページを制作し、ページ内でアクセス解析を行うことです。どのような検索ワードで顧客が流入しているか、といった情報を計測すれば、展示会当日にどの商品に人気が集まりそうなのか、といった予測が立てられます。また、ランディングページから展示会での商談予約などに誘導することで、当日にスムーズな商談が行えます。

SNS

自社の公式SNSを使った告知を行いましょう。商品紹介動画がある場合、それも同時にSNSを使って投稿しましょう。

各SNSの特徴について、詳しくはこちらの記事を参考にどうぞ。

集客に効果的なSNSとは?Facebook、Instagramなど各種SNSのメリットと選び方、他の施策との組み合わせをご紹介

メールマガジン

メールマガジンを定期的に発信している場合、そこに出展告知を掲載しましょう。ただし、メールマガジン単品で送るよりは、ダイレクトメールなどの施策と組み合わせたうえで、リマインダーの形でメールマガジンを送ることをお勧めします。富士フィルムと日本郵便、早稲田大学が行った研究では、紙メディアを送付した後にメールマガジンを送った、あるいはメールマガジンの後に紙メディアを送付した顧客は、注文数が4倍に増加したという結果が出ています。

参考URL:「日本郵便×早稲田大恩藏ゼミ産学連携プロジェクト 「なぜデジタル×アナログが効くのか」を探る3つの実験」

https://markezine.jp/article/detail/30695

ダイレクトメール

メールマガジンの項目で書いたように、ダイレクトメールを送る場合はメールと組み合わせることがおすすめです。

ダイレクトメールを送る場合、ターゲットとなる顧客のリストを絞り込んでおきましょう。

展示会の出展目的に合わせてリストアップを行い、適切な顧客にだけダイレクトメールを送付するのがおすすめです。また、その時には展示会ブースとイメージが合うような、かつ内容をすぐに把握できるようなデザインにすることをお勧めします。

 

役割分担やシフトをしっかりと考えておく

展示会は準備にも後片付けにも時間がかかります。

当日のブース設営、チラシやパンフレットの準備、指揮系統、商談担当者などを決めておかないと、開催時間や退出時間に間に合わないことも……。

ブース用の什器類を会場に持ち込むときにも、誰が何を用意するのかを決めておかないと、「あれがない! 誰が担当してたんだ!」ということが起こります。

また、開催中は商談や名刺交換のため、常にブースに誰かが張り付いていることになります。食事や休憩、他社ブース見学といった形で人が入れ替わる以上、開催中のシフトを組んでおくことが大事です。展示会開催時に他社の出展を見ないのはもったいないですし、そこから新しい商談につながることもあります。

小間が狭い、コロナ対策で密を避けたいなどの理由でどうしてもブース内スタッフの人数が足りなくなる場合、ノートパソコンやタブレット端末を使い、商談担当スタッフにオンライン会議ツールを使って遠距離から商談をしてもらうのがいいでしょう。

 

当日持ち込んだほうがいいもの

必須ではないものの、当日持ち込んだほうがよいものは以下です。

貴名受・名刺受け

担当者不在の際にもお客様のお名前や名刺を受け取ることができます。

カタログラック

パンフレットやカタログ、フライヤーなどを立てておくラックがあれば、お客様が手に取りやすくなります。

カメラ

会場の様子を撮影することで、後々の宣伝活動にも使えます。当日に写真をSNSでシェアすることで、リアルタイムで集客する効果も見込めます。

ゴミ袋

思ったよりゴミが出るため、多めにゴミ袋を用意しておきましょう。ゴミは持ち帰る、もしくは会場の決まった場所に処分するのがマナーです。

延長コード・タップ

当日になってレイアウトが変わり、タップから電源を引き込めなくなることがあります。延長コードがあれば安心ですし、移動などに余裕ができます。

養生テープ

設営の位置やスタッフの立ち位置を指示するために養生テープがあったほうがいいでしょう。また、ゴミ袋を固定したり、ケーブル類をまとめたり、何かと役に立ちます。

工具一式

設営したブースに破損などが起こった時に、とっさの修理ができます。それ以外にも、ちょっとした補強などに何かと工具が必要になることはあります。

予備バッテリー

小間のタップが思ったより少なく、バッテリー充電の順番待ちが起こることがあります。事前に満充電した予備バッテリーを持ち込んでおくことで、肝心な時に機器が動かなくなるといったトラブルを防げます。

音響機器

プレゼンテーションなどをブース内で行う場合や、動画を流す場合はスピーカーやマイクなどを持ち込む必要があります。

HDMI変換ケーブル

ブース内でモニターを借りる場合、変換ケーブルがないと持ち込んだパソコンなどから出力ができないことがあります。変換ケーブルは何本か必ず用意しておくのが無難です。

 

来場者へのフォローをしっかりとする

展示会終了後、頂いた名刺をすぐに分類分けしましょう。おおよそ以下のような3つに分けるのがいいでしょう。

  • すぐに商談になりそうな(もしくは会場で商談のアポイントも取れた)方の名刺
  • 商品に興味を持っており、継続的に関係を築いていきたい方の名刺
  • 自社を知ってもらった程度の、まだ関係性の薄い方の名刺

商談になりそうなお客様であれば、すぐにお礼とアポイント確認を送り、商談につなげましょう。多くの方と会話する以上、展示会の中ではどうしても個々の担当者については印象が薄くなりやすいものなので、できれば翌日にはお礼が届いているのが望ましいです。

商品に興味を持っている方、自社を知ってもらった方については、お礼を送ったうえで、メールマガジンなどを定期的に送るのがいいでしょう。そのうえで、個別の商品に興味を持っている方にはその商品について重点的に、自社を知ってもらった方には広い形で会社のコンテンツを紹介する内容のメールマガジンを送るのがおすすめです。

基本的に展示会などで積極的に情報収集を行うお客様は、それだけ情報を求めているもの。こちらから積極的な情報発信に取り組むことで、商談へのステップアップがやりやすくなります。展示会で1度話しただけ、にならないようにするためには、積極的なアプローチが重要です。

 

リアルでもオンラインでも、展示会なら土山印刷にご相談ください

土山印刷は幅広い販売促進・プロモーション活動を支援する企業として、展示会開催をお手伝いいたします。展示会ブースの装飾や、必要な什器類・パネル・動画の製作、チラシやパンフレットのデザインおよび印刷を全て引き受けることで、展示会だけではなく、年間を通じた販売促進施策をサポートいたします。

また、リアルの展示会での経験を活かして、オンライン展示会の出展や開催をサポートしています。オンライン向けのコンテンツやWEBブース、集客支援なども土山印刷にお任せください。

リアル展示会・オンライン展示会と、そのハイブリッド型すべてをサポートできます。展示会について何かお困りごとがあれば、ぜひとも土山印刷にご相談ください。

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土山印刷株式会社は京都府に本社を構える印刷会社です。
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